Opinión

COVID-19 y Archivos: oportunidad de aprendizaje y puesta en valor

COVID-19 y Archivos: oportunidad de aprendizaje y puesta en valor

La pandemia provocada por el Covid-19 ha puesto en liza diversas debilidades de nuestra sociedad. Obviamente, la principal consecuencia ha sido la sanitaria, pero hay otras cuestiones que han puesto de manifiesto la falta de capacitación de algunos sectores y han realzado la debilidad de muchos sistemas corporativos, que han visto con dificultad la necesidad de implantar técnicas de teletrabajo. La raíz de esto, entre otros factores, que habría que analizar con mayor detenimiento, la encontramos en una insuficiente implicación de la tecnología en procesos de trabajo y, fundamentalmente, de acceso a la información de los organismos, que es de lo que aquí me quiero ocupar. 
 
La administración pública española lleva años tratando de impulsar e implementar la administración electrónica, para lo que se han dado algunos pasos, pero aún queda un largo camino por recorrer en muchas administraciones, donde la puesta en marcha del archivo electrónico se ha ido postergando. Y no debemos olvidar que el gran volumen de documentos, tanto de administraciones públicas como de empresas, se encuentra aún en papel, el cual, en caso de una contingencia, como la sucedida en estos meses, se vuelve inaccesible en gran medida. 
Los archivos prestarán sus servicios preferentemente por vía telemática
 
La Orden SND/388/2020, de 3 de mayo, por la que se establecen las condiciones para la apertura al público de determinados comercios y servicios, y la apertura de archivos, así como para la práctica del deporte profesional y federado, establece en el artículo 11.1 que los archivos prestarán sus servicios preferentemente por vía telemática, mediante solicitudes y peticiones que serán atendidas, cuando resulte posible, por los servicios de información, administración y reprografía digital, en caso de que esto no sea posible, los ciudadanos podrían consultar algunos documentos de forma presencial (art. 2.2) y tienen prioridad las peticiones de información y copias de documentos que deban aportarse en procedimientos administrativos y judiciales (art. 2.3), obviamente para no perjudicar a quien ha pasado un tiempo a la espera de una resolución, ya sea administrativa o judicial; pero el legislador, sabedor, sin duda, de las circunstancias en las que se encuentran muchos archivos en el ámbito nacional, aclara en el punto cuarto que si concurrieran circunstancias excepcionales que justifiquen que no pueden atenderse las solicitudes de acceso a los documentos o las unidades de instalación, o concurriera cualquier circunstancias técnica que impidiera realizar las copias solicitadas, se procurará atender las peticiones realizadas a la mayor brevedad; es decir, que, por ejemplo, en aquellos municipios en los que la administración no ha invertido en la contratación de personal de archivo, en la tecnología para su gestión y en digitalización, los ciudadanos deberán esperar pacientemente a que sea posible atender sus demandas. ¿No representa esto una flagrante desigualdad en el cumplimiento constitucional de acceso a los registros y archivos públicos y el establecimiento de otra brecha digital? 
Ahora se presenta la oportunidad de poner en valor los archivos
 
En las Islas Canarias, por ejemplo, son escasos los municipios que cuentan con personal cualificado en sus archivos; y, generalmente, cuando lo hay, se trata de una única persona o a lo sumo dos, que durante esta pandemia han tenido que trabajar denodadamente para digitalizar de forma acelerada aquellos expedientes que el funcionariado responsable de procesos de tramitación requerían para poder seguir trabajando desde casa. Pero, ¿cómo se ha podido fomentar este teletrabajo en los ayuntamientos que prestan escasa atención a sus archivos? Sin duda, habrá sido imposible desarrollar las tareas diarias, de forma dinámica, sin acceder a los antecedentes necesarios para llegar a cualquier resolución administrativa. Y esto no habrá sido exclusivo de la administración pública, sino que muchas empresas, donde la gestión de archivos puede ser más precaria, ha tenido que enfrentarse a situaciones similares, sólo suplantables por el trasiego de documentos desde las oficinas a los hogares, con el riesgo y la responsabilidad jurídica que esto puede conllevar para el trabajador. 
 
En consecuencia, uno de los aprendizajes que podemos extraer de esta pandemia, en lo que a la gestión de los organismos, públicos o privados, atañe, es la necesidad de anticiparse a cualquier contingencia para que las dinámicas de trabajo no se detengan. La actuación de los organismos depende de forma extrema del acceso a la información y los documentos que ha producido a lo largo de su existencia, y el covid-19 ha puesto de relieve la debilidad de dicho acceso en muchos casos. La razón es sencilla: la falta de sistemas de gestión de archivos tanto en numerosos organismos públicos como privados. Y, como en cualquier momento de crisis, ahora se presenta la oportunidad de poner en valor los archivos; no por parte de los profesionales que nos dedicamos a ello, que ya somos plenamente conscientes, sino tanto por parte de quienes dirigen los organismos como de la sociedad en general. 
 
La pandemia pone de relieve una necesidad acuciante divida en tres pilares básicos: el establecimiento de sistemas de gestión de documentos en los organismos, la implementación de softwares que permitan el acceso en remoto a los archivos y la digitalización del gran volumen de documentos que aún se custodia en papel, y muchas veces no con las garantías de conservación necesarias. 
Los gobiernos se preparan ahora para una necesaria reactivación económica
 
Los gobiernos, tanto central como autonómicos y locales, se preparan ahora para una necesaria reactivación económica, y a algunos dirigentes, una vez más, los hemos podido oír decir que focalizaran sus esfuerzos en la obra pública, para así proveer de trabajo a empresas y su personal; de algunas administraciones me llegan también las tristes noticias de que han dejado sin presupuesto a sus servicios de archivos para redirigirlos a obras y servicios sociales. Ante esto me planteo una reflexión: si el mercado de trabajo, presente y futuro, se dice que está en la transformación digital, ¿no sería un momento óptimo para potenciar los tres pilares descritos más arriba? 
 
En el caso de las administraciones públicas la legislación de archivos de las comunidades autónomas suelen establecer y definir los sistemas de archivos comunitarios y programas de actuación, sería un buen momento para ponerlos en marcha y así anticiparnos a cualquier contingencia futura. 
 
En el caso de los organismos privados, cuyos principales activos, a mi parecer, son su patrimonio, sus recursos humanos y su información, también deberían aprovechar el aprendizaje que nos ha propuesto esta pandemia.
 
La legislación histórica y la orden 388/2020 establecen la necesidad de los archivos; sólo falta que sus responsables se mentalicen, la cumplan y observen que hay más vías para reactivar la economía.
 
Víctor M. Bello Jiménez, @rchiva-T, doctor en Historia y archivero.

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